Hogyan csinálom a folyamatfejlesztést, egy cég munkafolyamatainak optimalizálását?

  • 0

Hogyan csinálom a folyamatfejlesztést, egy cég munkafolyamatainak optimalizálását?

Tags : 

Amikor felkérnek egy cég működésének hatékonyabbá tételére, modernizálására, a vállalkozás folyamatainak optimalizálására, először elbeszélgetek a cégvezetővel. Átnézzük, hogy mivel foglalkozik a vállalkozása, hogyan működik, (szerinte) mely üzleti területeket kellene fejleszteni. Ez után kimegyek a céghez és megnézem, hogyan dolgoznak a mindennapokban. Részletesen elbeszélgetek a kollegákkal, felmérem, hogy milyen céges, belső munkafolyamataik vannak, feltérképezem a vállalkozást.

 

 

1. Cégvezetői audit

Az első beszélgetés a vállalkozás tulajdonosával – aki a magyar KKV (kis- és középvállalkozások) estén általában egy személyben az ügyvezető is – kb. 2-3 órát vesz igénybe. Ez a “cégvezetői audit”.

 

Az ügyvezetővel átbeszéljük a vállalkozás működését:

  • mivel foglalkoznak
  • milyen szakterületek / működési területek vannak a vállalkozásban
  • van-e több üzletága is
  • hány személyes a vállalkozás
  • kik a kulcsemberek
  • ki milyen szerepet tölt be a vállalkozás életében és a hierarchiában
  • ki mit csinál és hogy csinálja azt
  • milyen problémás területek lehetnek
  • min kellene javítani

 

2. Következik a vállalkozás munkafolyamatainak és munkaköreinek helyszíni felmérése

 

Ez után kimegyek a helyszínre a céghez és megnézem, hogy hogyan dolgoznak, részletesen elbeszélgetek a kollegákkal. Ha 10-en dolgoznak a vállalkozásban, akkor mindenkivel egyenként beszélek, de 20 fő fölött már csak az egyes területekről a kulcsemberekkel, illetve akiket még megjelöl a cégvezető, hogy hasznos lenne velük is beszélnem. Általában nem szükséges ugyanolyan munkakörben és ugyanolyan szinten dolgozó kollegákból több személynek is felmérni a munkáját.

Miközben megintejúvolom a dolgozókat, felmérem, hogy milyen céges, belső munkafolyamataik vannak. Felderítem, hogy hol kapcsolódnak egymáshoz az egyes munkakörök, ki kitől kap információt / munkadarabot / stb. és kinek adja tovább a saját munkája eredményét. A mélyinterjúk során egy-egy munkakör felmérése, a munkafolyamatok feltérképezése, a feladatok mennyiségétől és a kulcsszereptől függően, akár fél- egy napot is igénybe vehet.

 

Többször tapasztalok egy kis ellenállást, ódzkodást a dolgozók részéről az új dolgokkal, a változás lehetőségével kapcsolatban, mert megszokták a jelenlegi munkamódszereket, és lehet, hogy nem olyan jók, nem olyan hatékonyak, de ezt már ismerik. A változás ismeretlen, a változástól mindenki tart egy kicsit.

Ilyenkor megnyugtatom őket, hogy ez most egy lehetőség. Egy lehetőség arra, hogy közösen felderítsük, hogy mivel lehetne megkönnyíteni és hatékonyabbá tenni a munkájukat, mivel lehet időt és energiát spórolni, és hogy ennek eredményeként nekik is jobb lesz. És megnyugodnak…, közösen átbeszéljük, hogy melyik lehetőség lenne működőképes és hatékony számukra. Hiszen így, hogy a dolgozók be vannak vonva, ők is elmondhatják a véleményüket és javaslataikat, ők is magukénak érzik a projektetés így könnyebb is lesz átvinni a cégvezetésnek a változásokat a szervezeten. Ez megkönnyíti a munkát és gyorsabbá, hatékonyabbá teszi az átállást (akár kicsi, akár nagy).

 

A cég működésének részletes feltérképezése során olyan dolgokra is bukkanhatok (és szoktam is), amelyeket még lehetne fejleszteni, hogy ennél is sikeresebbé váljon a vállalkozás.

Amennyiben a cégvezető nyitott rá, ezekkel is foglalkozom és tanácsot adok a vállalkozás egyéb területeinek fejlesztésére, és a megvalósításban is segítek.

 

A felmérés végén dokumentumokká rendezem a jegyzeteimet és elkészítem a felmért munkakörök és munkafolyamatok leírását. Amelyeket fejleszteni lehetne és kellene, azokat jelzem a cégvezetőnek és arra is javaslatot teszek, hogy milyen fontossági sorrendben, milyen prioritással kellene történjen a céges folyamatok fejlesztése, optimalizálása.

 

3. Folyamatfejlesztés és -optimalizálás

 

A cég működésének és munkafolyamatainak felmérése során már körvonalazódik a fejemben a megoldás is. Rákérdezek az egyes területeken a különböző módosítási lehetőségek használhatóságára és a hasznosságára, hogy mennyire könnyítené meg a munkát, növelné a hatékonyságot.

Nem erőltetek semmilyen “bevált” vagy “modern” módszert, “dobozos terméket”, mindig azt keresem meg, olyan megoldást, módosítást javaslok, amely az adott vállalkozás működését javítja, optimalizálja. Lehet, hogy ez egy egészen kis dolog, de lehet egy komplett ügyviteli rendszer bevezetése is. Mindig az adott vállalkozástól függ és hogy mi a legjobb a számukra, valamint, hogy milyen keretük van a megvalósításra.

A folyamatok- és a vállalkozás fejlesztése során a MEGVALÓSÍTÁSBAN is segítek, ha felkérnek rá. Nem hagyom magára a túlterhelt, amúgy is időhiányban szenvedő cégvezetőt, leveszem a terhet a válláról.

Nekem is akkor a legnagyobb a sikerélményem, ha az elejétől a végéig követem a projekt megvalósulását, látom a vállalkozást hatékonyabbá és még sikeresebbé válni.

 

4. A folyamatok és munkakörök felmérésének további előnye

 

A céges folyamatok optimalizálása, a munkakörök letisztázása során olyan dokumentáció is keletkezik, amely segítségével a későbbiekben könnyebben és gyorsabban be lehet majd tanítani az új kollegákat, hiszen sok minden le lesz írva. Nem lesz szükség rá, hogy a tapasztaltabb kollegák, a hasznos munkaidejük terhére, újra és újra időt és energiát nem spórolva, betanítsák az újakat – akár éveken keresztül, ahogy ezt néhány helyen láttam. A betanulási folyamatot nagyban le lehet rövidíteni jól dokumentált céges folyamatokkal és munkakörökkel. 

 

Nagyon szeretem ezt a munkát végezni (ez a hivatásom – *milyen szerencsés vagyok, hogy megtaláltam a hivatásom 🙂 ), mert ilyenkor új vállalkozásokat és új embereket ismerhetek meg, akik a bizalmukba fogadnak, és együtt jobbá tehetjük a munkahelyüket, sikeresebbé a vállalkozásukat.

 

 

Aktuális projektem:

 

Aktuális projektem a nyíregyházi ARC-TEX Lakberendezési áruház folyamatainak fejlesztése és munkaköreinek letisztázása, szétválasztása.

Igazán örülök ennek a felkérésnek, mert megtiszteltetés egy 25 éves családi vállalkozás fejlesztésén dolgozni és hozzájárulni, hogy még ennél is sikeresebbé váljon.

Köszönöm a Szalotai család bizalmát!

 

 

Ha kérdésed van céges folyamatokkal, folyamat-optimalizálással kapcsolatban, keress bátran elérhetőségeimen.

 

Ha szeretnéd, hogy a Te vállalkozásodat is sikeresebbé tegyem, hívj vagy írj és egyeztessünk időpontot:

katalin.incze@vallalkozas-katalizator.hu

+36-20-3963-051

 

Szép napot!

Üdvözlettel!

Incze Katalin a Vállalkozás Katalizátor

Incze Katalin a Vállalkozás Katalizátor

Please follow and like us:

About Author

Incze Katalin

"A természetes-szőke nő két Műszaki Egyetemi diplomával" Induló és mikrovállalkozások tulajdonosainak segítek tudatosan megtervezni a stratégiájukat és felpörgetni a vállalkozásukat.

Leave a Reply

Keresel valamit?

Ki vagyok én

Incze Katalin

a Vállalkozás Katalizátor

“A természetes-szőke nő két Műszaki Egyetemi diplomával”

Induló és mikrovállalkozások tulajdonosainak segítek tudatosan megtervezni a stratégiájukat és felpörgetni a vállalkozásukat.

Please follow ...

Gyakorlati TIPPET kérsz?