Túlterhelt cégvezető nyaralni szeretett volna… – Mi történt akkor, amikor legutóbb szabadságra mentél?
…Na jó, a túltehelt cégvezető egy átpihent hosszúhétvégével is megelégedne már.
Te ki tudtad pihenni magad nyáron?
És most kipihent vagy?
1. Mi kell ahhoz, hogy megállíthasd a mókuskereket és kikapcsolódhass kicsit?
Listázd a feladataid:
- szakterületenként
- üzletáganként
- hierarchiai bontásban (csak Te tudod megcsinálni, egy másik manager/szakértő is meg tudja, más is (adminisztrátor), egy kezdő/diák is)
- sürgős és fontos szempontok alapján
- ismétlődő feladatokat
- találj helyetteseket – ha nincs, képezd ki
- delegáld, amit lehet
“Az olyan feladatok, amelyeket mindig csak Te csinálod –
elviszik a munkaidődet és túlterhelt lehetsz tőlük…”
2. Nézd át a listát, gondold át
- milyen érzékeny pontok vannak benne
- mi az, ami bizalmas információ
- mi az, ami nagy háttértudást igényel -> Dokumentálva van???
-> Hogyan lehetne enyhíteni ezeken?
-> Kit lehetne bevonni?
Bizalmas információ lehet:
- Ügyféllista
- legjobb Ügyfelek
- árajánlatok
- szerződések
- know-how (a speciális tudásotok, aminek értéke van)
-> FONTOS: GDPR – Belső adatvédelem! Figyelj rá! Beszélj a rendszergazdáddal és egy GDPR-ban jártas ügyvéddel (ha nincs, tudok ajánlani)
Milyen szinten vannak dokumentálva a vállalkozásodban a dolgok?
Ha elmész szabadságra, tudja valaki (egy vagy több ember), azt, amit Te?
Tudják a kollegák, mit hol találnak, amire szükségük lehet?
(Ha jön egy új kollega, egyszerű betanítani? Vannak hozzá doksik, segédanyagok? – Ezeket egyszer kell csak megcsinálni)
Gondold át, hogy mit kellene még mindenképp dokumentálni, valamint mit lehetne még dokumentálni
- szaktudást
- betanításhoz szükséges dolgokat
- munkafolyamatokat, rendszereket
- projekteket
- a céges orgchartot – ábra a szervezeti hierarchiáról, hogy kinek, mi a feladata, felelősségi köre, ki a felettese, kollegája, stb. – ez a kollegáknak is hasznos, hogy képben legyenek vele, ki mit csinál
És most jön egy fontos dolog: Gondold át, hogy mennyit voltál szabadságon az elmúlt évben
3. Mi történt akkor, amikor szabadságra mentél?
Történtek hibák? Milyenek?
- Kis vagy nagy hibák történtek?
- Ki lehetett volna védeni? Hogyan?
- Min lehetett volna könnyen javítani?
Értékeld a hibák hatását:
- a pénzügyi hatásukat
- a rövid- és hosszútávú hatásukat
- az ügyfélkezelésre gyakorolt hatásukat
- értékeld marketing szempontból is
- valamint a cégen belüli hatásukat
A helyetteseid túlterhelődnek-e, amikor nem vagy ott?
- Túlterheltek-e már amúgy is?
- Ezt meg kell vizsgálni és feloldani
- Gondold át, hogy milyen tudásra lenne még szükségük?
Hogyan viselkedtek a kollegák, amíg nem voltál ott?
- Volt-e konfliktus köztük?
- Jól kommunikáltak-e?
- Folyamatok akadtak-e el vagy jól működtek?
- Felejtődött el valami / elmaradt / nem készült el – egyáltalán/időben/megfelelő minőségben?
- Nem fért bele valami a helyettesed idejébe?
- Hiányzott valamilyen tudás, információ? – Kinél?
- Jött be valamilyen ajánlatkérés, szerződés közben? Tudták a kollegák kezelni?
- Volt valamilyen sürgős/fontos dolog?
És hogy érezted magad Te a szabadságod közben?
- Mibe kellett beszállnod segíteni, mit kellett csinálnod?
- Naponta hányszor nézted meg az emailjeidet, hányat írtál, hányszor telefonáltál?
- Pihentél vagy továbbra is fáradt voltál?
- Kellett-e idegeskedned?
- Ki tudtál kapcsolni vagy a cégen pörgött az agyad?
Ha ezeket átgondolod, tisztulni fog a kép, hogy milyen lépéseket tehetsz meg azért, hogy a következő szabadságodon többet pihenj – vagy egyáltalán el tudj menni szabira.
Ha segítség kell, szólj és megcsináljuk együtt.
Hívj vagy írj:
katalin.incze@vallalkozas-katalizator.hu
Szép napot és sok sikert kívánok a vállalkozásodhoz!
Üdv! Kati
